Privacyverklaring

Hoofdstuk 1: Inleiding en identiteit

Artikel 1.1: Inleiding en identiteit verwerkingsverantwoordelijke

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe Studiejuf (Laura Daems) persoonsgegevens van haar Opdrachtgevers en Leerlingen verwerkt in het kader van haar Diensten (studiecoaching, taalondersteuning en examentraining).
Studiejuf is de Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit betekent dat Studiejuf verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens en de naleving van de geldende wetgeving.

Artikel 1.2: Toepasselijkheid en contactgegevens

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle Diensten en overeenkomsten tussen Studiejuf en de Opdrachtgever, met inbegrip van de website en de communicatiekanalen (e-mail, telefoon, sociale media).
Indien de Opdrachtgever deze verklaring aanvaardt, aanvaardt hij deze ook namens de Leerling.
Identiteit en contactgegevens van Studiejuf:
- Naam: (Laura Daems)
- Naam praktijk: Studiejuf
- Vestigingsadres: Vennestraat 27/3, 2400 Mol
- Ondernemingsnummer (KBO): 0762 577 871
- E-mailadres: info@studiejuf.be
- Telefoonnummer: 0456 91 02 20

Hoofdstuk 2: Persoonsgegevens

Artikel 2.1: Verwerking en verzameling van persoonsgegevens

Studiejuf verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om de overeenkomst correct te kunnen uitvoeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De gegevens worden doorgaans rechtstreeks door de Opdrachtgever aangeleverd.

Gegevens van de Opdrachtgever (meestal Ouder/Voogd):
- Identificatie- en contactgegevens: naam, factuuradres, e-mailadres en telefoonnummer.
- Financiële gegevens: bankgegevens en facturatiegegevens (nodig voor de voorafbetaling van Trajecten).
Gegevens van de Leerling:
- Identificatiegegevens: naam, geboortedatum en school.
- Gegevens in het kader van de begeleiding: schoolresultaten, leergeschiedenis, agendaplanning, specifieke leerbehoeften, doelen en cursusmateriaal (noodzakelijk voor de inspanningsverbintenis van de begeleiding).
Bijzondere persoonsgegevens: Studiejuf verwerkt in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Gegevens over de fysische en/of mentale gezondheid, zoals een AD(H)D- of dyslexie-attest, worden uitsluitend verwerkt in het kader van het afstemmen van de begeleidingsmethodiek en worden behandeld met de hoogste graad van vertrouwelijkheid (Art. 9 AVG). Deze verwerking gebeurt enkel met uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.

Artikel 2.2: Doeleinden en wettelijke grondslag van de verwerking

Studiejuf verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende, duidelijk omschreven doeleinden en op basis van de vermelde wettelijke grondslagen (AVG/GDPR):

De uitvoering van de Overeenkomst (Art. 6.1, b AVG)
- De verwerking van gegevens is noodzakelijk om de overeengekomen Diensten (Trajecten en Sessies) uit te voeren en voor pre-contractuele maatregelen.
  - Betrokken gegevens: contactgegevens Opdrachtgever en Leerling, schoolgegevens, leerdoelen, boekingshistorie.
  - Omvat:
    - De uitvoering van de Overeenkomst (incl. planning, opvolging, en de Sessies zelf).
    - De registratie ledenaccount(indien Studiejuf een online boekingssysteem/portaal gebruikt), inclusief inloggegevens.
Naleving van wettelijke verplichtingen (Art. 6.1, c AVG)
- De verwerking is nodig om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
  - Betrokken gegevens: facturatiegegevens, bankrekeningnummer, KBO-nummer.
  - Omvat: De financiële en administratieve afhandeling (opstellen en bewaren van correcte facturen en boekhoudkundige documenten).
Gerechtvaardigd Belang van Studiejuf (Art. 6.1, f AVG)
- De verwerking is noodzakelijk voor de goede bedrijfsvoering, mits de privacybelangen van de betrokkene niet zwaarder wegen.
  - Betrokken gegevens: naam, contactgegevens, inhoud van de vraag.
  - Omvat:
    - Pre-contractueel contact via e-mail, online formulier, sociale media of telefoon om vragen van potentiële Opdrachtgevers te beantwoorden en commerciële relaties te initiëren.
    - Het versturen van direct marketing over vergelijkbare diensten aan bestaande klanten (indien zij zich niet hebben uitgeschreven).
Toestemming van de Opdrachtgever (Art. 6.1, a en Art. 9.2, a AVG)
- De verwerking vindt plaats op basis van de uitdrukkelijke, vrij gegeven toestemming.
  - Betrokken Gegevens: e-mailadres, Bijzondere Persoonsgegevens.
  - Omvat:
    - Het versturen van de nieuwsbrief (indien hier apart voor is ingeschreven).
    - De verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens of leerstoornissen) om de begeleiding optimaal af te stemmen.

Artikel 2.3: Bewaartermijn

Studiejuf bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Gegevens van de dienstverlening en contact:
- Gegevens die verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst (zoals leergeschiedenis en Sessie-opvolging) worden bewaard tot twee jaar na afronding van het laatste Traject. Deze termijn stelt Studiejuf in staat om de Leerling op een later tijdstip efficiënt te kunnen verder helpen bij een eventuele nieuwe begeleidingsvraag en om klachten af te handelen.
Financiële en administratieve gegevens:
- Gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële en administratieve afhandeling (facturen, bankgegevens) worden bewaard voor de wettelijk verplichte termijn van zeven jaar (volgens de Belgische fiscale wetgeving).
Pre-contractueel contact en inactieve accounts:
- Gegevens verzameld via pre-contractueel contact (e-mail, contactformulier) worden bewaard zolang nodig is voor de afhandeling van de vraag, en maximaal één jaar daarna, tenzij dit leidt tot een overeenkomst.
- Inloggegevens voor een ledenaccount dat twee jaar inactief is geweest na afronding van het Traject, worden verwijderd.
Nieuwsbrief en Marketing:
- Gegevens verwerkt op basis van toestemming voor de nieuwsbrief worden bewaard zolang de Opdrachtgever zich niet uitschrijft (opt-out).

Hoofdstuk 3: Delen en beveiligen van gegevens

Artikel 3.1: Delen met andere partijen

Studiejuf deelt persoonsgegevens enkel in de volgende gevallen en onder strikte voorwaarden:

Verwerkers ten behoeve van de Dienstverlening:
- Studiejuf werkt samen met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in opdracht en ten behoeve van Studiejuf (de Verwerkingsverantwoordelijke). Deze partijen worden Verwerkers genoemd.
- Voorbeelden zijn: de IT-hostingpartij, de aanbieder van het boekingssysteem, en de boekhouder voor facturatie.
- Met al deze Verwerkers sluit Studiejuf een Verwerkersovereenkomst (conform Art. 28 AVG) om te garanderen dat zij de persoonsgegevens op een vertrouwelijke en veilige manier verwerken, in lijn met de instructies van Studiejuf.
Delen met Derden:
- Toestemming Opdrachtgever: Studiejuf deelt de gegevens van de Leerling (zoals leerdoelen, vorderingen of resultaten) enkel met derden, zoals de school, leerkrachten of andere therapeuten, indien de Opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming heeft gegeven (zie ook Artikel 4.3 van de Algemene Voorwaarden).
- Wettelijke Verplichting: Studiejuf deelt persoonsgegevens met bevoegde instanties (zoals de belastingdienst, politie of justitie) indien zij hiertoe wettelijk verplicht is op basis van een geldige juridische grondslag of gerechtelijk bevel.
Geen commerciële doorgifte:
- Studiejuf verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens van Opdrachtgevers of Leerlingen aan andere partijen voor commerciële doeleinden.

Artikel 3.2: Geen doorgifte buiten de EER

Studiejuf streeft ernaar om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit betekent dat uw gegevens niet naar landen buiten de EU en de EER worden overgebracht, tenzij dit strikt noodzakelijk is.
Indien Studiejuf voor haar IT-dienstverlening (Verwerkers) gebruik moet maken van partijen die gegevens buiten de EER verwerken (bijvoorbeeld clouddiensten uit de Verenigde Staten), garandeert Studiejuf dat dit enkel gebeurt indien deze overdracht voldoet aan de eisen van de AVG.
Deze eisen omvatten het gebruik van de Standaard Contractuele Clausules (SCC’s) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of het garanderen van een passend beschermingsniveau in het ontvangende land.

Artikel 3.3: Beveiliging van de gegevens

Studiejuf neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, onbedoelde openbaarmaking en onrechtmatige wijziging.
De maatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Het gebruik van veilige wachtwoorden en toegangsbeperkingen tot de data.
- Het pseudonimiseren of minimaliseren van persoonsgegevens waar mogelijk.
- Het gebruik van encryptie (versleuteling) en beveiligde verbindingen (zoals SSL/TLS) voor de website en e-mailverkeer.
- Regelmatige updates van de software en systemen die de gegevens verwerken.
Indien er, ondanks de genomen maatregelen, toch sprake is van een datalek (een inbreuk op de beveiliging die leidt tot onbedoelde vernietiging, verlies, wijziging of ongeautoriseerde toegang), zal Studiejuf dit, indien vereist door de wet, binnen 72 uur melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Opdrachtgever (indien het lek een hoog risico voor hun rechten en vrijheden met zich meebrengt).

Hoofdstuk 4: De rechten van de betrokkene

Artikel 4.1: Uw rechten

De Opdrachtgever en de Leerling (als betrokkene) hebben de volgende rechten met betrekking tot de door Studiejuf verwerkte persoonsgegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR):

Recht op inzage: De Opdrachtgever heeft het recht om een bevestiging te krijgen of Studiejuf al dan niet persoonsgegevens verwerkt, en zo ja, om inzage te verkrijgen in deze gegevens.
Recht op rectificatie (correctie): De Opdrachtgever heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens onverwijld te laten verbeteren of vervolledigen.
Recht op wissing ('recht om vergeten te worden'): De Opdrachtgever heeft het recht om persoonsgegevens te laten wissen onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld).
Recht op beperking van de verwerking: De Opdrachtgever heeft het recht om de verwerking van de gegevens tijdelijk te laten stopzetten, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van de gegevens wordt betwist.
Recht op bezwaar: De Opdrachtgever heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de gegevens op basis van het 'Gerechtvaardigd Belang' (zie Artikel 2.2). In het bijzonder kan de Opdrachtgever te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking van de gegevens voor direct marketing.
Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): De Opdrachtgever heeft het recht om de persoonsgegevens die aan Studiejuf zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op Toestemming (Art. 6.1, a), heeft de Opdrachtgever het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Artikel 4.2: Procedure voor uitoefening van de rechten

De betrokkene (Opdrachtgever of Leerling, via de Opdrachtgever) kan de in Artikel 4.1 genoemde rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek in te dienen bij Studiejuf.
Het verzoek moet worden ingediend per e-mail naar info@studiejuf.be of per aangetekende brief naar het vestigingsadres van Studiejuf (Vennestraat 27/3, 2400 Mol).
Om te voldoen aan de verplichting tot identiteitscontrole, dient het verzoek vergezeld te gaan van een bewijs van identiteit (een kopie van de identiteitskaart, waarbij de pasfoto en het rijksregisternummer onleesbaar zijn gemaakt).
Studiejuf zal op het verzoek reageren binnen één maand na ontvangst. Indien de complexiteit of het aantal verzoeken dit vereist, kan deze termijn worden verlengd met nog eens twee maanden. De betrokkene zal in dat geval tijdig over deze verlenging worden geïnformeerd.
Studiejuf zal in principe geen kosten in rekening brengen voor de uitoefening van deze rechten, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld bij herhaalde verzoeken).

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

Artikel 5.1: Klachten en toezichthoudende autoriteit

Indien de Opdrachtgever klachten heeft over de wijze waarop Studiejuf de persoonsgegevens verwerkt, kan de Opdrachtgever hierover contact opnemen met Studiejuf via info@studiejuf.be (zie Artikel 1.2). Studiejuf zal deze klachten in alle redelijkheid en binnen de wettelijke termijnen behandelen.
Indien de Opdrachtgever meent dat Studiejuf niet correct is omgegaan met de persoonsgegevens, of indien de afhandeling van de klacht onbevredigend is, heeft de Opdrachtgever te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit.
Contactgegevens toezichthoudende autoriteit:
- Naam: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
- Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Artikel 5.2: Wijzigingen in de privacyverklaring

Studiejuf behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment te wijzigen of bij te werken in overeenstemming met de geldende wetgeving of gewijzigde bedrijfsprocessen.
De meest recente versie van de Privacyverklaring zal steeds beschikbaar zijn op de website van Studiejuf.
Bij substantiële wijzigingen die een impact kunnen hebben op de rechten van de Opdrachtgever, zal Studiejuf de Opdrachtgever proactief informeren via de gekende contactgegevens.

Deze privacyverklaring werd voor het laatst aangepast op 15 oktober 2025.